Na het uitkomen van ‘INKOOP een nieuw paradigma’ heb ik in interactie met ‘het veld’ een aantal nieuwe inzichten opgedaan. Het gaat hier vooral om wat een inkoopprofessional nu concreet kan doen om een brug te slaan met de business.
Hopelijk kunt u met deze praktische tips uw voordeel doen. Omdat u meestal maar één kans krijgt van de business manager om uw toegevoegde waarde aan te tonen, is het wel van belang dat uw aanpak in één keer doeltreffend is. Enige begeleiding is dan wellicht de moeite waard; ik coach u daar graag bij.
Warm aanbevolen: Prestatie-inkoop
Een uitstekende manier om ‘concurrentie op kwaliteit’ toe te passen is Prestatie-inkoop. Het concept van de prestatie-inkoop en het nieuwe inkoopparadigma vullen elkaar naadloos aan. Beide concepten beogen immers hetzelfde: het verbinden van leveranciersprestaties met de business doelstellingen.
Het nieuwe inkoopparadigma slaat die brug op meer conceptueel niveau: de wijze waarop inkoop een volwaardig partner in business kan worden. Prestatie-inkoop voegt de daad bij het woord: een businessgedreven manier van sourcing/aanbesteding.
Waar zit de business niet op te wachten?
Inkoop voert ‘aan de lopende band’ tenders/aanbestedingen uit. Met als resultaat dat we de business confronteren met nieuwe leveranciers. Wat we ons onvoldoende realiseren is dat we onze interne klant daarmee in veel gevallen allesbehalve een plezier doen. In specifieke gevallen betekent dit dat de interne klant zes tot twaalf maanden bezig is om de nieuwe leverancier goed in te regelen in de eigen organisatie.
We doen de interne klant ook beslist geen plezier met een leverancier die we zo hebben uitgewrongen dat die geen zin (of financiële ruimte) meer heeft om zich extra in te spannen voor deze klant.
Workshops met kernleveranciers
Eén van de meest succesvolle methoden om een stevige brug te bouwen met de business is het organiseren van workshops met kernleveranciers. Het workshopformat gaat een stap verder dan de leveranciersdagen die wel vaker voorkomen. Het karakter van de workshop is dat de deelnemers iets leren van de docent. Mijn ervaring is dat zo’n trainingssituatie een heel andere, veel intiemere atmosfeer schept dan een leveranciersdag.
Voor een goed begrip: dergelijke workshops kunnen in twee richtingen worden georganiseerd. De eerste is dat we een kernleverancier uitnodigen als docent om collega’s uit de business (meer) inzicht te geven in wat er op de markt gaande is en welke expertise de leverancier heeft in relatie tot de behoeften van uw organisatie. De tweede versie is dat we een business collega vragen als docent op te treden voor een workshop van een (of enkele) kernleverancier(s) om hen inzicht te geven over de uitdagingen waar onze organisatie voor staat. De deelnemers kunnen daarbij hun professionele ideeën inbrengen.
Beide workshopvormen zijn zeer de moeite waard. Wel is het van belang om ze echt professioneel te organiseren.
Proceskoppeling met leveranciers
Een vaak over het hoofd geziene kans om waarde te creëren (of waardeverlies te voorkomen) is de proceskoppeling met leveranciers. Er wordt doorgaans veel energie gestopt in de specificaties en uiteindelijk komt een leverancierskeus en een contract tot stand. Inmiddels zijn we wel zover dat we er vervolgens voor zorgen dat het contractmanagement goed ingeregeld wordt. Maar waar we nog te weinig aandacht voor hebben is het borgen dat de processen van de gecontracteerde leverancier goed aansluiten op de processen van onze eigen organisatie. Daar is veel te winnen.
Het is van belang dat we in de pre-award fase een exacte beschrijving hebben van de inputzijde van de processen van onze eigen organisatie. Van daaruit construeren we met de leverancier in spé hoe de output van zijn proces daar naadloos op kan aansluiten.