Praktische tips (1)

Na het uitkomen van ‘INKOOP een nieuw paradigma’ heb ik in interactie met ‘het veld’ een aantal nieuwe inzichten opgedaan. Het gaat hier vooral om wat een inkoopprofessional nu concreet kan doen om een brug te slaan met de business.
Hopelijk kunt u met deze praktische tips uw voordeel doen. Omdat u meestal maar één kans krijgt van de business manager om uw toegevoegde waarde aan te tonen, is het wel van belang dat uw aanpak in één keer doeltreffend is. Enige begeleiding is dan wellicht de moeite waard; ik coach u daar graag bij.

Verkopen van inkoop

Bij tijd en wijle voert een inkoper een gesprek met zijn interne klant met het doel om inkoop te verkopen en daarmee de samenwerking te verbeteren. Het valt op dat de inkoper dan eigenlijk – onbedoeld en onbewust – vraagt dat de klant zijn gedrag verandert opdat inkoop zijn werk beter kan uitvoeren (hij zou ons eerder moeten inschakelen of zijn specificaties anders opstellen bijvoorbeeld). Terwijl als we echt een brug willen slaan natuurlijk de behoeften van de klant centraal zouden moeten stellen.

Ook valt op dat inkooppresentaties vaak bol staan van de inkoopconcepten en -instrumenten die we willen invoeren, bijvoorbeeld categoriemanagement. Wat we daarbij vergeten duidelijk te maken aan ons publiek is het antwoord op de vraag: what’s in it for them? Door het niet benoemen wat de business impact is van het invoeren van (in dit voorbeeld) categoriemanagement, blijft ons voorstel irrelevant voor het business management.

Bruggen bouwen

Het is de rol van inkoop om een brug te bouwen tussen de eigen organisatie en ‘leveranciersland’. Daar is geen misverstand over. En bruggen bouwen doen we graag en goed. Alle inkoopconcepten worden ingezet om er een sterke brug van te maken. Wat wel opvalt is dat we het altijd hebben over de constructie van de brug, niet over diens functie. We zouden meer aandacht moeten besteden hoe we de partijen aan weerszijden van de brug kunnen verleiden om die brug eens over te steken. Zie ook Workshops met kernleveranciers.

Samenwerking vraagt soms niet meer dan een kopje koffie

Mijn ervaring is dat de volgende introductie helpt om het ijs (de non-interesse voor inkoop) bij business managers te breken: ‘Inkoop wil graag uw business en de uitdagingen die daar spelen goed begrijpen. Alleen dan kunnen we de juiste toegevoegde waarde van leveranciers mobiliseren.’ Uit een concrete case bleek dat het voldoende was om met een ondernemer een kopje koffie te drinken en hem te laten vertellen hoe hij van zijn onderneming een succes maakt. Dat was niet tegen dovemansoren gezegd.
Iets meer inspanning dan een kopje koffie, maar ook zeker een effectieve aanpak, kwam ik tegen bij een nieuwe inkoopmanager. De eerste twee maanden na zijn aanstelling trok hij de business in van de voor hem nieuwe organisatie. Hij wilde precies begrijpen waar de business over ging en welke uitdagingen en knelpunten er speelden. Pas daarna ging hij op de inkoopafdeling aan de slag.

De meest sexy inkoopprestatie

Top of mind bij executives is de omzet van de organisatie. Wanneer inkoop dáár een bijdrage aan kan leveren, zal de organisatie inkoop echt met andere ogen gaan bekijken. En dat kan op meerdere manieren. Een mogelijkheid is dat inkoop reciprociteit toepast (van leveranciers klanten maken en vice versa). Een tweede kans is dat inkoop oplossingen van leveranciers inbrengt die de producten van de eigen organisatie beter verkoopbaar maken. Ten derde kan inkoop leveranciers die contact hebben met de klanten van de eigen organisatie (zgn. client facing) opwaarderen van hefboom-leverancier naar strategische leverancier. Ook kan inkoop de sales-afdeling behulpzaam zijn bij het uitbrengen van winnende offertes. De verkoopcollega’s hebben immers (althans in de b2b-markt) te maken met lastige inkopers bij hun klanten. Inkopers kennen dat inkoopgedrag als geen ander en kunnen helpen hoe daar het beste op in te spelen.

Meer praktische tips.